Loa báo chuyển khoản cho quán ăn, quán cà phê: kinh nghiệm chọn và dùng loa chuẩn

Mở thư viện ảnh trong điện thoại của một nhân viên thu ngân ở quán cà phê, chúng ta rất có thể sẽ thấy hàng chục hay thậm chí là cả trăm tấm ảnh chụp màn hình chuyển khoản của khách. Nhân viên cửa hàng thường chụp vội lúc khách thanh toán để kịp nhận order của khách sau, và để cuối ca còn có cơ sở mà đối chiếu với chủ quán.

Cách làm này quen đến mức nhiều quán coi là chuyện đương nhiên trong quy trình nhận order. Nhưng mỗi tấm ảnh chụp bill chuyển khoản là một lần nhân viên phải cầm điện thoại lên chụp lại rồi mới tiếp tục công việc pha chế, đôi khi còn nhận lại sự khó chịu từ khách hàng bởi ngày nay có rất nhiều khách không thích người khác chụp lại màn hình điện thoại của mình bởi vì màn hình điện thoại là nơi riêng tư.

Một chiếc loa báo chuyển khoản đặt đúng chỗ trong quán có thể thay phần lớn những tấm ảnh đó. Tiền về, loa đọc số tiền. Ai đứng gần quầy cũng nghe thấy.

Bài viết này chia sẻ kinh nghiệm dùng loa thanh toán cho quán ăn, quán cà phê: vướng mắc nằm ở đâu, loa giúp được gì, nên đặt ở vị trí nào và chọn loại nào cho hợp với cách bán của quán.

Giờ cao điểm: vấn đề khi khách chuyển khoản

Đối với những quán ăn, quán cà phê mà người nhận tiền và người làm món thường là cùng một người. Điểm nghẽn bắt đầu từ đó.

Ở quán cà phê, quán trà sữa, khách thường trả tiền ngay khi gọi món. Người đứng quầy vừa nhận order, vừa xác nhận thanh toán, nhiều khi còn phải kiêm luôn pha chế. Vào giờ cao điểm, hàng khách đứng chờ có thể kéo dài ra tới cửa.

Ở quán ăn, khách thường ăn xong mới trả. Khách ngồi tại bàn, quét mã rồi giơ điện thoại lên. Nhân viên chạy bàn đang bưng đồ ăn phải ghé lại xem màn hình, đọc số tiền, nhớ số bàn, rồi mới báo về quầy.

Hai cách bán khác nhau, nhưng chung một điểm: muốn biết tiền đã về, phải có người dừng tay để nhìn.

Vì không ai kịp kiểm tra kỹ từng giao dịch, nhiều quán chọn cách chụp lại bill để cuối ca đối chiếu. Cách này giữ lại được một tấm ảnh, nhưng chưa trả lời được câu hỏi tiền đã vào tài khoản của quán hay chưa.

Cuối ca, việc dò vài chục tấm ảnh với sao kê lại thành thêm một việc nữa, đúng lúc tan ca ai cũng đã thấm mệt.

Lợi ích của loa báo chuyển khoản cho quán

Ở quán ăn, quán cà phê, chiếc báo chuyển khoản không chỉ phục vụ một người. Nó phục vụ cả ca làm.

Không chụp bill, không cộng tiền tay

Khi loa báo chuyển khoản ở quán cà phê đọc "Đã nhận 45.000 đồng.", người đứng quầy nghe là đủ để giao ly nước. Không cần chụp thêm tấm ảnh nào làm bằng chứng.

Tùy vào nhà cung cấp loa thanh toán, với loa có ứng dụng đi kèm, các khoản tiền loa đã báo thường được lưu lại. Cuối ca, thay vì lướt và cộng tay từng tấm ảnh, chủ quán và nhân viên chỉ cần mở ứng dụng xem tổng tiền chuyển khoản của ca đó.

Nhân viên tự xác nhận thanh toán

Ở nhiều quán, tài khoản nhận tiền là của chủ. Nhân viên không xem được số dư, nên mỗi lần cần xác nhận lại phải nhắn hỏi chủ, hoặc nhìn vào màn hình điện thoại của khách.

Loa gỡ nút thắt này khá gọn. Tiền vào tài khoản của chủ, nhưng tiếng báo thì ở quầy, nhân viên nào cũng nghe được. Nhân viên tự xác nhận thanh toán mà không cần đụng tới điện thoại hay tài khoản của chủ quán.

Chủ quán xem doanh thu từ xa

Chủ quán ăn, quán cà phê hiếm khi đứng quầy cả ngày. Sáng đi chợ, trưa đi lấy nguyên liệu, chiều có khi chạy việc khác.

Nếu loa có ứng dụng quản lý, khoản tiền khách chuyển hiện lên điện thoại của chủ gần như cùng lúc loa đọc ở quán. Chủ không cần gọi về hỏi, nhân viên cũng không cần gửi ảnh bill qua Zalo.

Nhìn lịch sử nhận tiền trong ngày, chủ quán còn thấy được khung giờ nào khách chuyển khoản dồn dập nhất, để xếp thêm người cho đúng ca đó. Cách theo dõi chi tiết hơn có trong bài app quản lý doanh thu từ xa cho cửa hàng.

Đặt loa ở đâu trong quán?

Câu hỏi nên đặt ra trước là: trong quán, ai cần biết tiền đã về để làm bước tiếp theo? Câu trả lời khác nhau tùy quán thu tiền trước hay thu tiền sau.

Quầy order

Với quán thu tiền trước như cà phê, trà sữa, bánh mì, người cần biết tiền về là người nhận order. Loa báo chuyển khoản nên đặt ngay tại quầy order, mã QR dựng phía trước và quay về phía khách.

Quầy order thường gần máy tính tiền, máy in bill nên dễ có ổ cắm để sạc loa. Nên tránh đặt loa thanh toán sát máy xay sinh tố hay máy pha cà phê, vì tiếng máy dễ át mất tiếng báo đúng lúc đông nhất.

Với quán ăn thu tiền sau, quầy order chính là quầy thu ngân gần cửa ra. Mã QR có thể kẹp cùng hóa đơn mang ra bàn, còn loa nằm ở quầy để người thu ngân nghe và báo cho người chạy bàn.

Quầy pha chế, bếp

Có những quán chỉ bắt đầu làm món khi khách đã thanh toán, ví dụ quán trà sữa mang đi hay quán nhận đơn đặt trước qua điện thoại. Khi đó, người cần nghe tiền về là người pha chế hoặc người đứng bếp.

Nếu quầy pha chế chỉ cách quầy order vài bước chân, một chiếc loa đặt ở giữa thường đủ cho cả hai cùng nghe. Nếu bếp ở phía sau, tách hẳn khỏi quầy, có thể cân nhắc thêm một loa ở bếp, tùy cách nhà cung cấp hỗ trợ nhiều loa cho cùng một tài khoản.

Không phải quán nào cũng cần loa ở bếp. Quán nhỏ, một người vừa thu vừa pha, thì một loa ở quầy là đủ.

Câu chuyện quán trà sữa Higogo

Anh Tuyền - chủ quán trà sữa Higogo ở phường Đông Hòa, TP. HCM, gần khu Làng Đại học. Khu này đông sinh viên, và cũng đông quán cạnh tranh với tiệm của anh.

Làm chủ quán, anh vừa quản lý nhân viên, vừa lo nhập nguyên liệu, vừa chăm sóc khách. Theo câu chuyện được chia sẻ trên blog Loa X, cái khó lớn nhất là anh không thể lúc nào cũng có mặt ở quầy để kiểm tra từng khoản tiền vào.

Anh chuyển qua dùng Loa X thông báo chuyển khoản cho quán trà sữa. Mỗi khi khách thanh toán thành công, loa đọc số tiền ngay tại quầy, còn giao dịch hiện trên ứng dụng Loa X để anh xem từ xa. Anh không còn phải gọi nhân viên hỏi, hay chờ nhân viên gửi ảnh chụp chuyển khoản.

Thời gian đó, anh dành lại cho khách, cho việc nhập nguyên liệu và tính chuyện phát triển quán. Câu chuyện đầy đủ có trong bài từ phòng gym đến quán trà sữa.

Chọn loa nào cho quán?

Với quán ăn, quán cà phê, ba câu hỏi sau thường quyết định một chiếc loa có hợp với quán hay không.

Quán ồn đến mức nào?

Quán cà phê có máy xay, máy pha và nhạc nền. Quán ăn có tiếng gọi món, tiếng bát đũa. Loa hợp với quán là loa nghe rõ ngay trong những lúc ồn nhất.

Cách thử đơn giản nhất: chuyển thử một khoản nhỏ vào giờ đông, khi máy xay đang chạy, rồi đứng ở chỗ nhân viên hay đứng để nghe. Nên chọn loa chỉnh được âm lượng để tăng lên giờ cao điểm và giảm xuống lúc quán vắng.

Quán bán cố định hay dọn ra dọn vào?

Quán có mặt bằng cố định, Wi-Fi ổn định thì loa dùng Wi-Fi thường đã đủ.

Còn xe cà phê buổi sáng, quán ăn vỉa hè hay quán dọn hàng ra, dọn hàng vào mỗi ngày thì nên ưu tiên loa có pin và dùng SIM 4G. Loa như vậy mang theo được, bật lên là báo, không phụ thuộc vào mạng của nhà bên cạnh.

Mấy người cùng thu tiền?

Quán một chủ một quầy thì chỉ cần loa báo đúng là đủ.

Quán có nhiều nhân viên, chia nhiều ca thì nên chọn loa có ứng dụng phân quyền. Chủ quán quyết định ai được xem gì, ví dụ nhân viên chỉ xem giao dịch để xác nhận thanh toán, còn doanh thu tổng thì chỉ chủ xem.

Nếu quán hay có khách công ty xin hóa đơn, tính năng xuất hóa đơn điện tử theo từng giao dịch cũng là điểm nên cân nhắc.

Loa X cho quán ăn, quán cà phê

Loa X là loa báo chuyển khoản do Casso phát triển cùng các ngân hàng đối tác, tiền về thẳng tài khoản ngân hàng của quán. Loa X Air dùng Wi-Fi cho quán có mặt bằng cố định, Loa X Pro dùng SIM 4G cho quán vỉa hè hoặc bán lưu động.

Ứng dụng Loa X cho xem doanh thu theo ngày, tuần, tháng, xem lại lịch sử nhận tiền, phân quyền cho nhân viên và xuất hóa đơn điện tử tự động theo từng giao dịch. Tìm hiểu thêm tại ỨNG DỤNG LOA X CẬP NHẬT TÍNH NĂNG MỚI - DÙNG MIỄN PHÍ

Câu hỏi thường gặp