Tư vấn miễn phí
Không thể đứng ở quầy thanh toán cả ngày, nhưng cũng chưa yên tâm khi giao hết cho nhân viên? Kết hợp loa quản lý doanh thu với ứng dụng theo dõi từ xa giúp chủ cửa hàng giao quầy mà vẫn nắm rõ từng giao dịch chuyển khoản.
Chủ cửa hàng thường là những người bận rộn, lúc thì phải lo chuyện nhập hàng, lúc phải lo tính tiền doanh thu, chi phí hàng tháng, có người còn phải lo việc gia đình, con cái, hay chậm chí một ngày phải chạy qua nhiều chi nhánh khác nhau để nắm rõ tình hình kinh doanh tại điểm bán.
Những lúc chủ quán bận rộn không có mặt tại cửa hàng, quầy thu ngân lúc đó nằm trong tay nhân viên. Và cảm giác quen thuộc của nhiều chủ quán bắt đầu: người thì đi, nhưng đầu óc vẫn để ở quầy.
Khách đông không? Bán được bao nhiêu? Khoản nào đã thu, khoản nào chưa? Những câu hỏi ấy không có ai trả lời, trừ khi chủ gọi điện về hỏi, hoặc tối về ngồi dò lại từng dòng.
Không phải vì chủ quán nghi ngờ nhân viên. Mà vì khi không nhìn thấy dòng tiền, người ta khó lòng yên tâm, dù người đứng quầy có đáng tin đến đâu. Lâu dần, chủ thì ngại rời quán, nhân viên thì luôn có cảm giác bị kiểm tra.
Đây là lúc nhiều chủ quán bắt đầu tìm đến loa quản lý doanh thu, một chiếc loa báo chuyển khoản đặt tại quầy, đi kèm ứng dụng quản lý doanh thu từ xa để chủ nhìn thấy từng khoản tiền vào, dù đang ở đâu.
Giao quầy cho nhân viên, tiền chuyển khoản hay "thâm hụt" ở đâu?
Phần lớn chênh lệch tiền chuyển khoản không đến từ chuyện nhân viên gian dối. Nó đến từ những kẽ hở trong cách xác nhận tiền ở quầy. Khi quy trình xác nhận chỉ dựa vào việc "nhìn" ảnh bill chuyển khoản của khác hàng và “ghi nhớ”, sai sót gần như là chuyện sớm muộn.
Xác nhận bằng mắt lúc đông khách
Khách giơ điện thoại lên "em chuyển rồi nhé". Nhân viên đang bận pha nước, chỉ kịp liếc qua màn hình rồi gật đầu.
Màn hình đó có thể là giao dịch còn đang xử lý, giao dịch chuyển nhầm tài khoản, hoặc thiếu một số 0 hay có khi là khách hàng “quên bấm chuyển tiền”. Không ai cố ý, nhưng tiền thì không về.
Phải dùng chung điện thoại hoặc tài khoản ngân hàng
Để nhân viên tự kiểm tra, một số chủ quán để lại điện thoại ở quầy hoặc cho nhân viên đăng nhập ứng dụng ngân hàng.
Cách này giải quyết được chuyện xác nhận, nhưng lại mở ra chuyện khác. Nhân viên nhìn thấy số dư, toàn bộ lịch sử giao dịch, thậm chí có thể thao tác chuyển tiền. Rủi ro lúc này lớn hơn nhiều so với vài giao dịch bị sót.
Cuối ngày cộng lại không khớp
Tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ trộn lẫn trong một cuốn sổ. Cuối ngày cộng lại thấy lệch vài trăm nghìn, nhưng không biết lệch ở giao dịch nào, giờ nào, ca nào.
Chủ quán không biết hỏi ai. Nhân viên cũng không biết xác định từ đâu.
Gọi điện kiểm tra cả ngày
Chủ quán dù bận rộn nhiều việc vẫn phải gọi liên tục để hỏi "bàn 3 chuyển chưa em". Nhân viên cảm thấy bị nghi ngờ, đang loay hoay làm việc vẫn cần để ý cuộc gọi điện thoại hàng giờ . Cả hai đều mệt, dù chưa ai làm sai điều gì.
Nói cách khác, vấn đề không nằm ở việc giao quầy. Vấn đề nằm ở chỗ tiền chuyển khoản chưa có một nguồn xác nhận chung mà cả chủ và nhân viên cùng tin được.
Loa quản lý doanh thu giúp gì khi chủ không có mặt?
Cách làm phổ biến hiện nay là sử dụng loa thông báo chuyển khoản có hỗ trợ quản lý doanh thu để tách biệt việc xác nhận thành hai lớp: một lớp ở quầy cho nhân viên, một lớp trên điện thoại cho chủ.
Điểm mấu chốt là cả hai lớp cùng lấy dữ liệu từ một nơi đó là những khoản giao dịch thực nhận trong tài khoản ngân hàng của cửa hàng
Tại quầy: nhân viên nghe loa, không cần nhìn màn hình
Khi khách quét mã VietQR và chuyển tiền, loa đặt ở quầy đọc to số tiền vừa nhận: "Đã nhận thành công 85.000 đồng."
Nhân viên không cần cầm điện thoại của chủ quán, cũng không cần nhìn màn hình bill chuyển khoản của khách. Nghe loa báo chuyển khoản thành công là giao hàng. Chưa nghe thấy thì nhẹ nhàng nhờ khách kiểm tra lại.
Với loa báo chuyển khoản kết nối trực tiếp ngân hàng, thông báo chỉ phát ra khi tiền đã thực sự được ghi nhận vào tài khoản. Một ảnh chụp màn hình hay một giao dịch còn đang treo không thể tự làm loa đọc số tiền.
Từ xa: chủ xem doanh thu theo thời gian thực
Lớp thứ hai dành cho chủ quán. Mỗi giao dịch loa đọc ở quầy cũng được ghi lại trong ứng dụng quản lý doanh thu của loa thông báo chuyển khoản.
Dù cho chủ cửa hàng đang ở chợ đầu mối, ở nhà hay ở một chi nhánh khác đều có thể mở ứng dụng để xem tiền về đến đâu: tổng tiền chuyển khoản trong ngày, từng giao dịch theo giờ, số đơn hàng, số tiền và nội dung chuyển khoản.
Không cần gọi điện hỏi nhân viên. Không cần sốt ruột hay lo lắng chuyện ở tiệm. Không cần chờ đến cuối ngày mới tổng kết được doanh thu và đơn hàng là bao nhiêu.
Với ứng dụng Loa X, doanh thu có thể xem theo ngày, tuần, tháng, năm và theo từng cửa hàng, kèm lịch sử nhận tiền chi tiết. Chỉ cần liếc qua là biết quán đang đông hay vắng, khung giờ nào bán chạy.
Hai lớp này bổ sung cho nhau. Nhân viên có đủ thông tin để làm việc. Chủ quán có đủ thông tin để yên tâm.
Phân quyền nhân viên: ai được xem gì?
Cách để phân quyền cho nhân viên luôn là phần mà nhiều chủ quán quan tâm nhất. Cũng là khác biệt lớn so với việc đưa điện thoại hay mật khẩu ngân hàng cho nhân viên.
Nguyên tắc chung là giao việc, không giao két. Nhân viên cần biết khách đã trả tiền hay chưa. Nhân viên không cần biết tài khoản của chủ còn bao nhiêu tiền.
Tính năng phân quyền nhân viên trong ứng dụng quản lý Loa X đi theo đúng nguyên tắc đó. Chủ là người tạo tài khoản cho nhân viên, chọn nhân viên thuộc cửa hàng nào và được xem những gì. Thông thường, nhân viên chỉ thấy các giao dịch nhận tiền tại cửa hàng hoặc quầy mình phụ trách.
Mức phân quyền cụ thể có thể khác nhau tùy phiên bản ứng dụng. Chủ cửa hàng nên kiểm tra trực tiếp trong phần quản lý nhân viên để thiết lập cho phù hợp.
Ứng dụng ngân hàng - nơi có số dư và chức năng chuyển tiền - vẫn chỉ nằm trên điện thoại của chủ. Loa và ứng dụng quản lý dùng để theo dõi tiền vào, không phải nơi thực hiện chuyển tiền đi.
Khi nhân viên nghỉ việc, chủ thường chỉ cần gỡ tài khoản của người đó khỏi ứng dụng. Không phải đổi mật khẩu ngân hàng, không phải lo ai còn đăng nhập trên máy nào.
Quản lý nhiều cửa hàng cùng lúc có khó không?
Khi chỉ có một quán, chủ còn có thể tranh thủ ghé qua. Khi có từ hai, ba cửa hàng trở lên, việc tự đứng quầy gần như không thể.
Với mô hình nhiều điểm bán, cách làm thường thấy là mỗi quầy một mã QR, một loa thông báo chuyển khoản. Tùy cách thiết lập, tiền có thể cùng về một tài khoản nhưng ứng dụng vẫn tách được doanh thu theo từng cửa hàng.
Chủ nhìn một màn hình là biết cửa hàng nào đang bán tốt, cửa hàng nào chững lại. Quản lý từng cửa hàng chỉ thấy số liệu của nơi mình phụ trách.
Nhà sách Hoàng Phúc quản lý 9 cửa hàng ra sao?
Hệ thống Nhà sách Hoàng Phúc là một ví dụ. Với 9 cửa hàng, việc theo dõi tiền chuyển khoản ở từng quầy thu ngân là bài toán không nhỏ.
Hệ thống đã lắp đặt 11 chiếc Loa X cho các quầy. Mỗi quầy có loa xác nhận tiền về ngay tại chỗ, còn doanh thu từng cửa hàng được theo dõi tập trung trên ứng dụng.
Chi tiết cách triển khai của nhà sách Hoàng Phúc, mời chủ quán xem tại đây: Hệ thống Nhà sách Hoàng Phúc. Nếu đang vận hành chuỗi, chủ cửa hàng có thể đọc thêm 7 vấn đề thường gặp khi quản lý dòng tiền trong chuỗi cửa hàng.
Câu hỏi thường gặp khi giao quầy cho nhân viên
Nhân viên có xem được số dư tài khoản không?
Thông thường là không.
Loa chỉ đọc số tiền của từng giao dịch nhận vào, không đọc số dư. Trong ứng dụng quản lý, nhân viên chỉ thấy những gì chủ cấp quyền, thường là các giao dịch nhận tiền tại quầy. Số dư và chức năng chuyển tiền vẫn nằm trong ứng dụng ngân hàng trên điện thoại của chủ.
Có thêm nhiều nhân viên vào ứng dụng được không?
Có thể.
Chủ cửa hàng có thể tạo tài khoản riêng cho từng nhân viên và gán vào cửa hàng tương ứng. Khi đổi ca hay có người nghỉ việc, chủ chỉ cần điều chỉnh hoặc gỡ tài khoản đó, không ảnh hưởng đến các nhân viên khác.
Xem doanh thu từng cửa hàng riêng được không?
Được.
Ứng dụng Loa X cho phép xem doanh thu theo từng cửa hàng, bên cạnh báo cáo tổng. Chủ chuỗi có thể so sánh các điểm bán theo ngày, tuần, tháng, năm mà không cần tự cộng sổ.
Nhân viên mới có cần hướng dẫn nhiều không?
Gần như không.
Việc của nhân viên tại quầy chỉ là nghe loa báo rồi giao hàng. Phần thiết lập, phân quyền và theo dõi doanh thu do chủ cửa hàng quản lý trên ứng dụng.
Loa X by Casso - Loa thanh toán là giải pháp thông báo biến động số dư tài khoản ngân hàng ngay tại điểm bán, đọc to rõ số tiền nhận được giúp nhân viên thu ngân dễ dàng đối soát đơn hàng. Tiền vào ngay tài khoản chủ cửa hàng. Giúp tiết kiệm chi phí và thời gian vận hành.Loa X hợp tác xây dựng giải pháp thanh toán cùng nhiều ngân hàng lớn và uy tín tại Việt Nam như: Vietcombank, VietinBank, BIDV, MB, ACB, OCB, MSB, ShinhanBank, Cake, ABBank, Co.opBank,....Ứng dụng Loa X kết hợp với thiết bị loa thanh toán trở thành bộ đôi giải pháp quản lý bán hàng không thể thiếu ngay tại điểm bán, hỗ trợ chủ hộ kinh doanh xác nhận tiền vào, quản lý giao dịch và doanh thu, xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định của CQT, giúp chủ HKD yên tâm bán hàng.
Bài viết liên quan
- App quản lý doanh thu từ xa cho cửa hàng
- 7 vấn đề thường gặp khi quản lý dòng tiền trong chuỗi cửa hàng
- Case study: Hệ thống Nhà sách Hoàng Phúc
- Cách doanh nghiệp bán lẻ tiết kiệm 20 giờ/tuần nhờ gạch nợ tự động (Casso)
Liên hệ với chúng tôi qua các kênh:
🎯 Tải app Loa X: https://app.loax.vn
📲 Hotline hỗ trợ: 1900.888.600
🌐 Website chính thức: https://loax.vn/
📌 Youtube: https://www.youtube.com/@loa-thanh-toan
📍 TikTok: https://www.tiktok.com/@loax.loabaochuyenkhoan
🌎 Fanpage: https://www.facebook.com/loaxnganhang/
